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高档写字楼里那些勤劳而低效的白领 - Fenng 小道消息
时至今日，在一些大企业(比如 BAT 和一些跨国外企）里，很多小白领，跟外界合作的时候仍然是要合作方填写他们的 Excel 表格，然后邮件发送来发送去的，自己做得还挺辛苦，把 Office 软件（尤其是 Excel ) 用的熟练无比，可实际上完全是在浪费时间，效率低下得一塌糊涂还不自知，以为自己做的事情多高级，工作多辛苦，每天加班加点，看起来是白领，实际上是体力密集型劳动者。
我把这个问题在微博上抛出后，看到一个有趣的反馈，说 Office 如果真用好了效率也不会太差，大多数企业和个人并没有完全把 Office 价值用出来。这个说法没错，但是思路错了，错误之处在于，手里拿着锤子的人，看哪里都是钉子，惯性思维给革新带来巨大阻力，最后没有动力去尝试新的工具。干起活儿来看似高效，实际低效。
还有些人振振有词，不用邮件你让我用啥？你知不知道用邮件很严谨而且可追踪？我知道。我讨论的不是这个。
因为写公众号的缘故，我经常收到各类邀请到新的平台去开账号，或是去参加活动什么的，一旦接受了邀请，对方就会邮件发来一个 Excel 电子表格要我填，我挺同情这些工作人员的，他们在一个高大上的企业工作，工资也不低，实际上干的却是低级低效的事情，自己还累。说不定哪天还被裁了。
如果只是他们低效，比如内部协作，低效就低效吧，可这是外部合作，外部参与者也要投入各种低效劳动以配合他们，非常痛苦。
而这些大企业内部呢，管理者可能从不考虑团队成员效率的问题。他倒是乐于看到员工加班加点在那里捣鼓表格，复制粘贴合并统计，就算你 Excel 用的熟练又能咋样？方法是错的啊。且不说你每个合作方给你单独发邮件，就是这些表格填写完了，你要怎么合并呢？你就算 Office 用的再熟练，不还得手工把信息搞到一起去，然后再发个表格给你的老板审核吗？这样的工作真的严谨高效可追踪？
当你能把工具用好的时候，一定要考虑一下具体的场景。尝试做一个聪明的工作者，别勤劳的下笨功夫。
短评
SaaS如火如荼，最终还是得实际上要能提升办公效率。
邮件也有好处，可归档，可追溯责任，可作为证据。
课后题与解答
其他工具
ProcessOn (在线绘制流程图)
slack
basecamp
worklite
tower
课后题：
1.你是公司的行政人员，公司要组织看一场电影，近期院线有两部电影，任选一部看，员工可以去，可以不去，也可以带一名家属。请问你怎么统计相关信息呢？你是要发个邮件给同事，里面附带一张 Excel 表格要同事填，然后自己下班后人肉统计吗？
(不过使用外部工具可能存在数据泄漏隐患)
石墨文档 + 一起写
金数据/麦客创建活动表 自带统计分析功能。
evite 活动组织
doodle 统计时间
google form 调查问卷
google calendar 日程安排，订会议室
quick book 帐务
云表格
2.你是公司的运营经理，公司要做活动，在公众号挑选合适的人送 100 本你们老板的新作出去，你该怎么收集并且筛选用户信息呢？要他们直接留言吗？
金数据等
3.你是公司的财务总监，公司 100 多人，请问，每个月怎么给员工发工资条信息呢？你是要团队同事手工发邮件给同事吗？发错了怎么办？
EHR页面，内部管理系统。
Excel + VBA宏自动发邮件
拉勾云人事/云账房
不确定钉钉之类是否存在类似功能
4.怎么做到给 300 人高效的发送邮件内容大致一样的信息呢？一天之内可以做完吗？
Python/Excel 宏
Word 邮件合并
5.你是一名公关人员，公司昨晚一场发布会之后，你需要把公关稿和素材图发给 100 个自媒体「老师」们，你用什么形式发送呢？
网盘 + 邮件群发URL
6.你在聚会上遇到了 50 个同行业「老师」，端午节到了，你想给他们送一份粽子，请问你要怎么快速把这个信息告诉他们呢？
(除了技术上的考量，还存在一些其他问题)
可能不能完全用自动化的方法。
7.你是个初创团队 CEO，在你宣布融资成功之后，一下午有 80 家媒体想找你采访，你拒绝了其中 78 家，只同意了两家一周之后采访。拒绝的 78 家媒体，你该怎么得体并且快速的说明你不想接受采访呢？
自动化脚本群发邮件。
8.你是设计师，你的最终客户和你不在一起。你要经常把你的设计稿给公司需求方和最终客户看，然后他们会给你反馈意见，请问，你该怎么把你的设计稿无损画质发给他们看呢？
难点可能在无损画质
协同办公软件可能有帮助(teambition, 石墨)
9.你有个 3TB 的视频文件要发送给合作伙伴，你在杭州，同行在北京，用什么方式能最快给到她呢？你有个 100GB 的视频文件要发送给合作伙伴，他要进行剪辑后期工作，你在杭州，他在深圳。用什么方式能快速给到他呢？
看网络带宽情况可以估算一下。
一般来说 3TB 存入移动硬盘中快递更快。
100GB可能会根据带宽情况不同而不同。
10.你们公司搞了一个大活动，团队小伙伴做了一个宣传图片，不少同事纷纷发朋友圈，合作方看到后也帮你们转发，可是，转发的图片越来越模糊。如果你是活动运营者，你该怎么解决这个问题呢？
切成9张图，每张图控制在100kb以内，这样可以保证不会被压缩。
